Entreprendre le déménagement de son cabinet médical est un projet enthousiasmant, mais n’est pas sans stress, surtout dans un quotidien déjà bien intense.
Pour vous aider à anticiper cette étape le plus sereinement possible, Medaviz partage avec vous les astuces et enseignements de son directeur médical, le Docteur Nicolas Camus, qui a récemment relocalisé son cabinet.
“ Quel que soit le motif ou la motivation du déménagement de votre cabinet, le changement comporte toujours une partie bénéfique. Surtout lorsque les cartons sont vidés et que tout est à nouveau à sa place ! Voilà mes 10 conseils pour organiser ce changement au mieux :
1. Faites une liste
Une bonne organisation est la clé pour que tout se passe le plus sereinement possible. Pour ce faire, dressez la liste de tout ce que vous devez anticiper. Cela vous permettra de ne rien oublier, d’organiser au mieux chaque étape, tout en allégeant votre charge mentale. De plus, à chaque étape réalisée, barrez-la de votre liste : vous éprouverez la satisfaction du travail (bien) fait.
2. Prenez contact avec votre CDOM
Signalez votre changement d’adresse à votre Conseil Départemental de l’Ordre des Médecins ou tout organisme dont vous dépendez.
À noter : si vous changez de département, vous devrez changer de CDOM car vous devez être inscrit(e) dans le département dans lequel vous exercez.
Si possible, anticipez cette démarche car elle peut parfois prendre plusieurs semaines.
3. Changez votre numéro de SIRET
Toute modification relative à votre entreprise, comme notamment un changement d’adresse, doit être signalée auprès de l’URSSAF. Tournez-vous vers l’organisme de votre nouvelle région qui pourra transmettre le nouveau numéro de SIRET à votre caisse de retraite.
4. Pensez à prévenir vos fournisseurs…
Listez les fournisseurs que vous devez informer du changement, comme par exemple :
- Entreprise de traitement des DASRI,
- Entreprise de ramassage des déchets ménagers (via la mairie le plus souvent),
- Compagnie d’assurance du local,
- Fournisseurs d’énergie, eau, gaz, téléphone, Internet…
5. …et à avertir les organismes
Voilà la liste (longue et non-exhaustive) des organismes à contacter :
- INSEE,
- Carmf,
- Banque,
- Impôts,
- Caisse Primaire d’Assurance Maladie…
6. Gardez le lien avec vos patients grâce à la téléconsultation
Si votre nouveau cabinet est éloigné de l’ancien, utilisez l’outil de téléconsultation Medaviz
pour continuer à suivre vos anciens patients le temps qu’ils retrouvent un nouveau praticien. Cela vous permettra de garder le lien avec vos patients et évitera toute rupture dans leur prise en charge.
La téléconsultation vous sera également utile en cas de ‘raté’, lorsque le patient se présente à l’ancienne adresse.
7. Prévenez vos patients
Dans la mesure du possible, communiquez au plus tôt sur votre déménagement à venir. Cela permettra de prévenir le plus grand nombre de patients et de les rassurer. Vous pouvez mettre une affiche en salle d’attente, un message sur votre répondeur et pourquoi pas des petits cartons à distribuer, précisant vos nouvelles coordonnées ainsi que la date du déménagement.
Si vous utilisez un outil de prise de rendez-vous, pensez également à le mettre à jour avec vos nouvelles informations .
Vous pouvez également avertir vos futurs confrères de votre arrivée par l’envoi d’un courrier type.
8. Mettez à jour votre adresse
Pensez à mettre à jour vos nouvelles informations sur vos ordonnances numériques mais aussi papiers, et faire imprimer de nouvelles ordonnances mises à jour si besoin.
N’oubliez pas de modifier ces informations également dans votre espace Medaviz en cliquant sur votre icône en haut à droite. Besoin d’aide ? Suivez le guide.
9. Faites suivre votre courrier
Même si vous avez tout prévu et pensez avoir prévenu tous vos contacts, il se peut que certains organismes n’aient pas pris cette information en compte. Afin d’éviter toute perte de courrier, contactez La Poste afin d’organiser le transfert de votre courrier vers votre nouvelle adresse.
10. Repensez la décoration de votre cabinet
Pour finir, mon dernier conseil sera peut être le plus important au final, ou du tout moins le plus plaisant à mettre en place. Après toutes ces obligations administratives, il ne faut pas oublier qu’un déménagement est aussi l’occasion d’un nouveau départ. Profitez de cette opportunité pour repenser la décoration de votre cabinet : mettez des plantes, une affiche apaisante, une chaise de bureau confortable… Car, comme vous y passez beaucoup de temps, il est important de (re)créer un espace agréable.
Directeur médical & Médecin Généraliste. Diplômé de l’université René Descartes (Paris V). Après quelques années aux urgences, Nicolas s’installe au Brésil pour découvrir de nouveaux modes d’exercice de la médecine et relever de nouveaux défis. Il revient s’installer à Bordeaux pour y pratiquer la médecine générale. Aficionados de la télémédecine depuis toujours, il s’oriente vers Medaviz dont il devient Directeur Médical en 2020.
Vous pouvez retrouver la déclaration des liens d’intérêts de l’auteur du texte ici.
